Je maakt een factuur via Facturen → Nieuwe factuur: je kiest een klant, voegt regels toe en verstuurt de factuur per e-mail met de pdf als bijlage. Een factuur is eerst een concept dat je nog vrij kunt wijzigen; pas bij het activeren wordt het een definitieve factuur met een vast nummer.
Ga naar Facturen en kies Nieuwe factuur.
Kies een bestaande klant of maak er direct een nieuwe aan.
Voeg regels toe: omschrijving, aantal, prijs en btw-tarief.
Controleer de factuurdatum, het factuurnummer en de betaaltermijn.
Sla op als concept, of verstuur de factuur direct.
Het factuuroverzicht, met de statusfilters boven de lijst.
Bij het versturen gaat de factuur als pdf mee in de e-mail. Voeg je een betaallink toe, dan kan je klant met iDEAL betalen en wordt de betaling automatisch aan de factuur gekoppeld.
Betaalt een klant niet op tijd, dan gaan de automatische herinneringen eruit op de dagen die je zelf instelt. Openstaande facturen zie je terug op het dashboard. Zie Facturen opvolgen en betalingen registreren voor het opvolgen en het handmatig registreren van betalingen.
Activeren is eenmalig en niet terug te draaien. Het is de stap waarmee een concept een definitieve factuur wordt. Daarna verandert het factuurnummer niet meer en kun je de factuur niet meer wijzigen of verwijderen.
Het factuurnummer loopt automatisch door in een doorlopende reeks. Dat is een eis van de Belastingdienst, dus sla geen nummers over.
Dit moet er verplicht op een factuur staan:
Je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-identificatienummer.
Naam en adres van je klant.
Een uniek, doorlopend factuurnummer en de factuurdatum.
Omschrijving en aantal van wat je hebt geleverd.
Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal.
Achter de drie puntjes op een factuurregel staan de acties. Welke je ziet, hangt af van de status.
Het actiemenu bij een verstuurde factuur.
Status | Wat je kunt doen |
|---|---|
Concept | Wijzigen, activeren, kopiëren en verwijderen |
Geactiveerd | Verstuur e-mail, wijzig e-mailontvangers, betaling registreren, crediteren, orderbevestiging aanmaken, bestanden uploaden |
Gecrediteerd | Creditnota verrekenen, waarmee je de oorspronkelijke factuur en de creditfactuur samen afsluit |
Betaald | Betaling registreren vervalt; downloaden, voorbeeld en kopiëren blijven |
Downloaden en voorbeeld werken in elke status. Kopiëren maakt een nieuw concept met dezelfde regels — handig voor een klant die je vaker hetzelfde factureert.
Voor een vast bedrag per maand of kwartaal zet je een herhaalfactuur op. Je bepaalt de startdatum, de frequentie en of de factuur automatisch wordt verstuurd of eerst als concept klaarstaat. Zie Terugkerende facturen en SEPA-incasso voor het volledige verhaal, inclusief automatische incasso.
De factuur is verstuurd, maar er staat een fout in. Een verstuurde factuur pas je niet meer aan. Crediteer hem en verstuur daarna een nieuwe, juiste factuur.
De klant heeft de e-mail niet ontvangen. Controleer het e-mailadres van de contactpersoon bij de klant; zonder e-mailadres op de contactpersoon kan de factuur niet verstuurd worden. Zie Klanten en contactpersonen beheren.
Kan ik een verstuurde factuur nog aanpassen?
Nee. Maak een creditfactuur en verstuur daarna een nieuwe, juiste factuur. Zo blijven je nummering en je btw-administratie kloppen.
Hoe verstuur ik een factuur zonder btw?
Kies op de regel het tarief 0% of 'btw verlegd'. Bij de KOR of bij levering binnen de EU zet InvoiceHippo de bijbehorende vermelding automatisch op de factuur.
Wat is het verschil tussen opslaan en activeren?
Opslaan bewaart de factuur als concept dat je nog volledig kunt wijzigen. Activeren maakt er een definitieve factuur van met een vast nummer.
