Je beheert klanten via Klanten. Een nieuwe klant maak je met de knop nieuw rechtsboven; bij een zakelijke klant haal je de bedrijfsgegevens rechtstreeks uit het handelsregister. Adres, contactpersonen en standaardinstellingen vul je daarna aan — je hoeft niet alles in één keer te weten.
Ga naar Klanten en kies 'nieuw'.
Kies Zakelijk of Particulier.
Vul de naam in. Bij een zakelijke klant is dat de bedrijfsnaam, bij een particulier de voor- en achternaam.
Vul eventueel een e-mailadres in en kies de klant rol.
Sla op.
Dit eerste scherm is bewust kort. Adres, contactpersonen en standaardinstellingen vul je later aan door de klant te openen; je hoeft niet alles in één keer te weten.
Het klantenoverzicht. Rechtsboven maak je met 'nieuw' een klant aan.
Een e-mailadres is niet verplicht om een klant op te slaan, maar wél om later een factuur of offerte te kunnen versturen.
Bij een zakelijke klant hoef je de bedrijfsgegevens niet over te typen. Klik op het vergrootglas in het veld bedrijfsnaam, of op 'zoeken in handelsregister' in het toevoegscherm.
Typ de bedrijfsnaam of het kvk-nummer in het zoekveld.
Druk op Enter of klik op zoeken.
Klik in de resultatenlijst op het juiste bedrijf.
InvoiceHippo vult dan de bedrijfsnaam, het kvk-nummer, het btw-nummer en het factuuradres in. De rest, zoals contactpersonen en het afleveradres, vul je zelf aan.
Controleer het btw-nummer zelf bij levering binnen de EU. InvoiceHippo neemt het nummer over uit het handelsregister, maar toetst het niet bij de Europese btw-databank.
Open een bestaande klant en ga naar Contactpersonen. Per contactpersoon leg je voor- en achternaam, e-mailadres, afdeling en telefoonnummers vast.
Markeer één contactpersoon als primair contact. Dat is degene aan wie facturen en offertes standaard worden gericht. Extra ontvangers in de cc regel je bij de instellingen van de klant.
Onder Instellingen leg je vast wat er voor deze klant standaard moet gelden. Dat scheelt keuzes bij elke factuur.
Financieel: IBAN, tenaamstelling en de gegevens van een SEPA-machtiging.
Facturen: grootboekrekening, betaaltermijn, btw-tarief en extra cc-adressen.
Offertes: extra cc-adressen.
Kosten: grootboekrekening, btw-tarief en een standaard referentie.
Bij een bestaande klant vind je daarnaast Notities & Taken voor interne aantekeningen, en Inzichten met de omzet, de kosten en de laatste facturen van die klant.
Vanaf een regel in het overzicht start je direct een nieuwe offerte of een nieuwe factuur voor die klant, of verwijder je de klant. Met het potloodje open je de klantgegevens.
De drie puntjes bij een klant.
Zoeken kan op naam. Onder de geavanceerde filters zoek je ook op btw-nummer of kvk-nummer, en filter je op bedrijven, particulieren of leveranciers. Het hele overzicht exporteer je naar Excel.
Ik kan geen factuur versturen naar deze klant. Er moet een contactpersoon met een e-mailadres aan de klant hangen. Zonder e-mailadres kan het document wel worden opgeslagen, maar niet verstuurd.
Het handelsregister vindt mijn klant niet. Zoek op het kvk-nummer in plaats van de naam; handelsnamen wijken vaak af van de statutaire naam. Particuliere klanten staan er niet in — die voer je met de hand in.
De klant kan niet verwijderd worden. Dat klopt: zodra er facturen of offertes aan hangen, blijft de klant bestaan, anders zou je administratie niet meer kloppen.
Kan ik een klant verwijderen als er al facturen zijn?
Nee. Een klant met facturen of offertes blijft bestaan, omdat je administratie anders niet meer klopt. Je kunt de klant wel ongebruikt laten staan.
Waarom vindt de zoekfunctie mijn klant niet in het handelsregister?
Zoek op het kvk-nummer in plaats van de naam. Handelsnamen wijken vaak af van de statutaire naam waaronder een bedrijf is ingeschreven. Particuliere klanten staan niet in het handelsregister; die voer je handmatig in.
Wat is het verschil tussen een klant en een contactpersoon?
De klant is het bedrijf of de persoon aan wie je factureert. De contactpersoon is degene die de e-mail ontvangt. Eén klant kan meerdere contactpersonen hebben.
