Een abonnement is een factuursjabloon met een schema: InvoiceHippo maakt er per periode automatisch een factuur van. Je vindt het onder Facturen → Abonnementen. Met SEPA-incasso erbij wordt het bedrag ook automatisch afgeschreven; dat loopt via de Mollie-koppeling.
Een abonnement is een sjabloon met een schema. InvoiceHippo maakt daar per periode een factuur van. Je vindt het onder Facturen, bij Abonnementen.
Kies de klant en een contactpersoon.
Vul de regels in, net als bij een gewone factuur.
Kies de startdatum van het abonnement. Vanaf die datum worden de periodes berekend.
Kies de cyclus: eenmalig, wekelijks, per twee weken, maandelijks, per kwartaal, per half jaar of jaarlijks.
Bepaal hoe lang het loopt: een einddatum, of een maximumaantal facturen.
Vul de betaaltermijn in dagen in.
Laat einddatum en aantal periodes leeg voor een doorlopend abonnement dat blijft factureren tot je het zelf stopt. Je kiest één van beide: vul je een maximumaantal in, dan vervalt de einddatum.
Wijkt de eerste factuur af van de startdatum, vul dan 'start eerste facturatie' in. Periodes van vóór die datum worden niet gefactureerd.
Op het tabblad Automatisering zet je aan of de gegenereerde factuur automatisch wordt verstuurd. Je kunt hem tot 21 dagen vóór de factuurdatum laten activeren en versturen, bijvoorbeeld om je klant vooruit te laten betalen.
Daarnaast kies je of je zelf een notificatie krijgt bij elke gegenereerde factuur, en of je de factuur in cc wilt ontvangen.
Met SEPA-incasso schrijf je het factuurbedrag automatisch af. Dit loopt via de Mollie-koppeling; zonder die koppeling is de optie niet beschikbaar.
Zet op het tabblad Automatisering de schakelaar 'Activeer SEPA incasso' aan.
Kies de gewenste facturatiedag, een dag tussen 1 en 28.
Vul de omschrijving in die je klant op zijn bankafschrift ziet, maximaal 20 tekens.
Stuur de klant een machtiging via 'Verstuur SEPA-machtiging' bij het abonnement.
Je klant doorloopt daarna zelf een korte wizard: contractinformatie, zijn gegevens en een akkoord. Om de rekening te verifiëren doet hij een betaling van één cent. Pas daarna kan er geïncasseerd worden.
Zolang de klant de machtiging niet heeft afgerond, staat de factuur op 'Wachten op SEPA verificatie betaling'. Het mandaat zelf beheert Mollie; in de klantgegevens zie je alleen de mandaatdatum en de mandaatreferentie staan.
Zet je SEPA-incasso aan, dan wordt automatisch versturen ook aangezet. Zonder verstuurde factuur is er immers niets om te incasseren.
Op het abonnement staat een overzicht met de ingeplande periodes. Per periode zie je de status, de periode zelf, wanneer hij is ingepland, de factuurdatum en het factuurnummer zodra die er is.
Periode overslaan: er wordt voor die periode geen factuur aangemaakt.
Periode alsnog verwerken: de factuur wordt direct aangemaakt en verstuurd.
SEPA-incasso opnieuw starten: gebruik je nadat een incasso is mislukt.
Onder Facturen vind je SEPA-incasso's. Daar staan alle incasso's met hun status: in behandeling, geïncasseerd of mislukt. Bovenaan filter je op 'actie vereist' om te zien waar je iets mee moet.
Vanuit een regel start je een mislukte incasso opnieuw, of spring je door naar de factuur of het abonnement.
Er is geen incassobestand om te downloaden en bij je bank aan te leveren. De incasso loopt volledig via Mollie.
Met 'stop-/pauzeer abonnement' zet je een lopend abonnement stil; er worden dan geen facturen meer aangemaakt. Met 'start abonnement' zet je het weer aan.
Hervat je een abonnement met SEPA-incasso en is het mandaat van de klant nog geldig, dan wordt de eerstvolgende incasso ook weer automatisch uitgevoerd.
Wat is het verschil tussen een abonnement en een gewone factuur?
Het abonnement is het sjabloon met het schema, de facturen zijn wat daaruit ontstaat. In het overzicht herken je het sjabloon aan het label 'Abonnement template'; de losse facturen hebben hun eigen status.
Mijn klant wil per kwartaal betalen in plaats van per maand.
Pas de cyclus op het abonnement aan. Al aangemaakte facturen blijven staan; de wijziging geldt voor de periodes die nog moeten komen.
Een incasso is mislukt. Wat nu?
Kijk bij SEPA-incasso's onder het filter 'mislukt'. Je start de incasso daar opnieuw. Blijft het misgaan, neem dan contact op met je klant: meestal is er geen saldo of is het mandaat ingetrokken.
