Je verwerkt kosten via Kosten → Nieuwe kostenpost: je uploadt de pdf of de foto van de bon, InvoiceHippo leest leverancier, datum, bedrag en btw eruit, en jij controleert dat en kiest de kostencategorie. Pas als een kostenpost is opgeslagen, telt de voorbelasting mee in je btw-aangifte.
Ga naar Kosten en kies Nieuwe kostenpost.
Upload de pdf of foto, of maak in de mobiele app direct een foto van het bonnetje.
Controleer wat is uitgelezen: leverancier, datum, bedrag en btw.
Kies de kostencategorie en sla op.
Het kostenoverzicht.
De kostenpost telt mee in je btw-aangifte in het tijdvak waar de bondatum in valt, en verschijnt in je kostenrapportages. Betaal je de bon vanaf je zakelijke rekening, dan koppel je de bijbehorende bankmutatie aan de kostenpost; zie Bankmutaties afletteren.
Controleer altijd het btw-bedrag. De automatische uitlezing werkt op de meeste Nederlandse bonnen en facturen, maar bij vage of gekreukelde bonnen zit daar de meeste ruis.
De juiste categorie kiezen:
Kantoorkosten — abonnementen, software, kantoorartikelen.
Reiskosten — openbaar vervoer, brandstof, parkeren.
Representatie — zakelijke lunches en relatiegeschenken (deels aftrekbaar).
Investeringen — aanschaf boven de grens voor afschrijving, zoals een laptop of machine.
Twijfel je over de categorie? Kies de meest logische en zet je vraag in het opmerkingenveld. Je accountant kan het later aanpassen zonder dat je de bon opnieuw hoeft te uploaden.
Bewaarplicht. Je administratie moet zeven jaar bewaard blijven. Een digitale kopie is toegestaan zolang de bon volledig leesbaar is; het papieren exemplaar mag je daarna weggooien.
De bon is niet goed uitgelezen. Corrigeer de velden met de hand en sla op — de bon zelf blijft als bijlage bewaard. Een scherpe, rechte foto van de hele bon geeft het beste resultaat.
De btw komt niet terug in mijn aangifte. Controleer de bondatum: de voorbelasting valt in het tijdvak van die datum, niet van het moment waarop je de bon invoerde.
Mag ik een bonnetje van vorig jaar nog boeken?
Boekhoudkundig wel, maar de btw haal je alleen terug in het tijdvak waarin de bon valt. Is die aangifte al gedaan, dan corrigeer je dat via een suppletie. Zie Je btw-aangifte voorbereiden en indienen.
Kan ik bonnen per e-mail insturen?
Ja, je administratie heeft een eigen inbox-adres. Alles wat je daarnaartoe stuurt, komt als concept-kostenpost binnen.
